Alles hat ein Ende – auch ein gemeinnütziges Projekt.

by Caroline Buss

Alles Gute kommt irgendwann zu einem Ende. So auch gemeinnützige Projekte, wie das Projekt, welches ich über 18 Monate geleitet habe. Doch wie beendet frau ein Projekt? Welche Fragen stellen sich? Und was muss beachtet werden? Dazu ein paar Gedanken aus dem Arbeitsalltag einer Projektleiterin.

WIR REDEN MIT! – das jugendpartizipative Projekt, welches ich im Januar 2018 von meiner Vorgängerin übernommen habe. WIR REDEN MIT!, das Projekt, welches mich zur Kinderrechtsorganisation Plan International Schweiz brachte. Mich in die Welt der Vereinsarbeit führte und mir wertvolle Erfahrungen, Lernerfolge und Selbstständigkeit bescherte. WIR REDEN MIT!, das Projekt welches mit meinem letzten Arbeitstag am 29. August endete. Doch wie?

Projektaktivitäten abschliessen

Von Anfang an auf eine dreijährige Laufzeit ausgerichtet, waren die Aktivitäten auch entsprechend geplant. Trotz einigen Verschiebung in der Mitte des Projektes, konnte ich alle Aktivitäten termingerecht innert drei Jahre durchsetzen. Dabei waren die letzten Wochen eine Mischung aus Zeitdruck aber auch Zeitüberfluss. Gut geplant konnte ich die meisten der Komponenten bereits im Frühsommer beenden. Danach reduzierte sich der Arbeitsaufwand, denn es gibt nicht mehr viel zu tun, wenn fast alles abgeschlossen ist. Zeitdruck gab es aber trotzdem, da eben doch noch ein paar Aktivitäten blieben, die nicht nur von mir abhingen und die noch nicht beendet waren. Was ist, wenn ich keine Antwort erhalte und vor Projektende den Kontakt mit den Vereinen nicht sauber abschliessen kann? Was, wenn kurz vor Ende noch etwas unerwartetes passiert und keine Zeit mehr für eine Lösung bleibt? Was, wenn ich etwas vergessen habe?

Die reine Tatsache, dass mit meiner befristeten Anstellung ein so klares Ende des Projektes deklariert war, brachte eine gewisse Form des Zeitdruckes, obwohl die Arbeitslast selber gegen Ende des Projektes abnahm. Mein Mittel dagegen? Gute Planung, gutes Vorausdenken und stetes Nachfragen. So weit ich es beurteilen kann, ist meine Strategie aufgegangen – zum Glück.

Der Schlussbericht – ein Muss

Bleibt noch der letzte grosse Brocken vor jedem Projektende: der Schlussbericht. Wie schreibt man einen Bericht, bevor das Projekt zu Ende ist? Nun, gewisse Dinge waren einfach: über die ersten 2.5 Projektjahre konnte ich problemlos berichten. Doch wie beschreibe ich das Ende des Projektes, bevor es da ist? Meine Lösung: «Stückchenweise». Bei jedem Teilabschluss habe ich die Ergebnisse in den Bericht integriert, dort wo ich zuvor Platz dafür vorgesehen hatte. Und so konnte ich schrittweise den Bericht fertigstellen, kurz bevor das Projekt tatsächlich endete.

Zum Schlussbericht gehört stets auch der Finanzbericht. Over- oder Underspend? – wie es immer so schön heisst. Ich hatte das Glück (oder war es die gute Planung?), dass ich fast eine Punktlandung hinbekommen habe. Ein so geringer Underspend von lediglich 3%, da fragt kein Geldgeber zweimal nach. Das war wichtig, denn sonst hätte es entweder dazu geführt, dass Plan Int. Gelder an die Geldgeber hätte zurückzahlen, oder selber – so zu sagen aus dem Backup-Topf – hätte draufzahlen müssen. Erfreulicherweise blieb uns beides erspart.

Und nun – was bleibt?

Am Ende stellt sich dann immer die gleiche Frage. Was bleibt aus diesen drei Jahren hängen? Was ist die Wirkung des Projektes? So schwierig diese Frage zu beantworten ist, bin ich zumindest auf etwas stolz: www.wirredenmit-vereine.ch Eine Webseite, die im Projekt entwickelt wurde und nun weiter bestehen bleibt. Benevol Schweiz, der Dachorganisation für Freiwilligkeit, betreibt diese weiter. Es ist ein Produkt des Projektes, welches dieses überdauert und damit eine nachhaltige Wirkung hat.

Doch wie sieht es bei den involvierten Vereinen, Jugendliche und Kindern aus? Hier kann ich nur auf die Aussagen und Rückmeldungen vertrauen, die sagen, dass die Teilnehmenden viel gelernt haben. Dass sie wichtige Impulse erhalten haben, die Veränderungen im Verein und auf persönlicher Ebene bewirkt haben. Einen Beweis dafür habe ich nicht.

Und bei mir? Ich konnte meinen Rucksack um wertvolle Erfahrungen bereichern. Ich habe eine neue Organisation kennen gelernt, neue Menschen getroffen, mein Netzwerk vergrössert und vor allem viel gelernt. Auch wenn ich nicht weiss, was genau bei der Zielgruppe hängen geblieben ist, so weiss ich zumindest, dass WIR REDEN MIT! bei mir sehr viel bewirkt hat.