Das Schweizerische Handelsregister – Freuden und Hürden

by Caroline Buss

Alle der rund 13’000 gemeinnützigen Schweizer Stiftungen sind im Handelsregister (HR) eingetragen. Die Verantwortlichen übermitteln dem HR dafür verschiedene Angaben, wie z.B. den Stiftungszweck, das Domizil, das Gründungsdatum oder die Mitglieder des Stiftungsrates. Nach der Veröffentlichung des Eintrages sind diese Informationen für die Allgemeinheit zugänglich. Klingt einfach? Ist es aber nicht…

Die Vorgaben des HR scheinen auf den ersten Blick klar. Jedoch liegt der Teufel im Detail: dutzende kleine Eigenheiten erschweren den Überblick. Die Anwendung im täglichen Gebrauch verlangt viel Wissen und Geduld.

Zwei Herausforderungen, die mich im StiftungSchweiz-Alltag begleiten.

Funktionsbeschriebe der eingetragenen Personen

Das HR wird in vier Sprachen Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch geführt. Die Funktionsangaben der Stiftungsratsmitglieder sind entsprechend in den vier Sprachen vorhanden. Gleichzeitig gibt es keine Vorgaben zur Bezeichnung einer Funktion. Damit ist alles möglich: von herkömmlichen wie «Präsidentin des Stiftungsrates» über zusammengesetzte wie «Mitglied des Stiftungsrates, Verwalter + Liquidator“ bis hin zu sehr individuellen wie «Mitglied als Vertreter des Kanton Tessin». Daraus ergeben sich über 1500 verschiedene Funktionen im HR. Damit wir diese auf der StiftungSchweiz-Plattform korrekt und auf Deutsch anzeigen können, müssen alle einzeln übersetzt und danach wieder der richtigen Person zuordnet werden. Mit jeder neuen Funktionsbezeichnung müssen diese ergänzt werden.

Mehrfach eingetragenen Personen

Schwieriger wird es mit mehrfach eingetragenen Personen. Neben ihrer Funktion werden immer Vor- und Nachname sowie die Angabe «von» (= also der Geburts-/Bürgerort) und «in» (der Wohnort) ergänzt. Also z.B. Maya Muster, aus Basel, in Riehen. Es gibt selbstverständlich auch Personen, die in mehreren Stiftungen eingetragen sind – doch leider nicht immer mit denselben Angaben.

Ein Beispiel: Maya Muster ist seit vielen Jahren Präsidentin der Bienen-Stiftung und ist dort wie oben beschrieben eingetragen. Nun ist sie vor wenigen Monaten zurück nach Basel gezogen. Vergass aber, dies dem HR zu melden. Sie wird neu Mitglied der Honig-Stiftung und steht dort als Maya Muster, aus Basel, in Basel im HR. Sie schätzt diese Arbeit so sehr, dass sie beschliesst, sich bei einer weiteren Stiftung zu engagieren. Die zuständige Person des HR trägt sie als Maya Muster, aus Basel, in Basel (BS) bei der dritten Stiftung ein. Dieselbe Person steht mit drei unterschiedlichen Einträgen im HR und wird bei uns als drei verschiedene Personen angezeigt. Denn das System erkennt nicht, dass diese drei Maya Muster dieselben sind.

Diese Unschärfe führte zu nicht weniger als 18’000 manuellen Überprüfungen der Personeneinträge. «Basel (BS)» und «Basel» ist leicht als gleicher Ertrag. Ob die Maya Muster der Honig-Stiftung dieselbe ist wie Maya Muster der Bienen-Stiftung muss allerdings überprüft werden.

Das HR wurde nicht für StifungSchweiz entwickelt, das ist klar. In Zeiten der Digitalisierung würde man allerdings erwarten, dass …….