Dokumenten-Management-Systeme: Die vier grössten Vorurteile

by Christian Hafner

62’200 Personen engagieren sich als Stiftungsräte. Im Durchschnitt sind 5.3 Personen in einem Stiftungsrat – meist auf ehrenamtlicher Basis. Und gerade einmal 12.7 % aller Stiftungen haben eine angestellte Geschäftsführung1.1

Mit anderen Worten bis zu 11’500 Stiftungen bewahren ihre Dokumente bei einem ihrer Stiftungsräte auf. Das Gros der Stiftungsräte kann aber darauf nicht jederzeit zugreifen. Zudem besteht ein Datenverlust- und -sicherheitrisiko, dass so hoch nicht sein müsste. Denn es gibt einfache und günstige Digitalisierungslösungen, so genannte Dokumenten-Management-Systeme (DMS).

Dokumenten-Management-Systeme (DMS) sollen Organisationen helfen, Papierberge per Mausklick zu digitalisieren. Trotzdem schrecken viele vor ihrer Einführung zurück.

Die vier grössten Vorurteile:

Das ist doch alles viel zu kompliziert.

Jeder von uns arbeitet heute bereits digital, vielleicht noch nicht vollumfänglich, aber Office, Outlook und Co. können wir alle bedienen. Und die meisten Software-Lösungen funktionieren ähnlich intuitiv und lassen sich ebenso leicht handhaben.

Die Anwender sind übrigens jedes Mal überrascht, wie einfach ein DMS zu händeln ist. Die Dokumentensuche funktioniert z.B. nicht anders als eine simple Suchanfrage im Internet.

Die Umstellung dauert zu lange.

Dieser Eindruck entsteht, weil neue Nutzer die Einführung eines DMS oftmals mit einer komplexen neuen Finanzbuchhaltungs-Software oder einem Workflow-System vergleichen. Solche Systeme stellen vorübergehend die komplette Organisation auf den Kopf.

Eine DMS-Einstiegslösung lässt sich bei weniger als 12 DMS-Nutzern bereits in zwei Tagen implementieren.

Gewohnte Arbeitsprozesse werden gestört und neue müssen erst mühsam erlernt werden.

Manche Dinge ändern sich. Aber nicht unbedingt zum Schlechteren, im Gegenteil! Wer schafft es denn, in wenigen Sekunden seinen gesamten Aktenschrank zu durchsuchen? Mit einem DMS geht das per Mausklick. Auf diese Art spart man viel Zeit.

Wichtig! Ein DMS optimiert lediglich die Arbeitsweise, die Arbeitsprozesse bleiben in der Essenz jedoch die gleichen.

Digitale Daten sind flüchtig. Nur was ich anfassen kann, hat auch Wert.

Bei der Einführung eines DMS ist immer wieder erlebbar, dass das Druckvolumen zu Anfang messbar ansteigt. Der Grund? Bevor Nutzer ein Dokument in der „elektronischen Wolke“ nicht wiederfinden, drucken sie es lieber noch mal aus. Nach ein paar Wochen sinkt das Volumen wieder, weil die Nutzer verstehen, dass die Daten auf dem Server sicher und vor allem schnell auffindbar sind.

 

1 Der Schweizer Stiftungsreport 2017, S. 4+7